船井ファストシステムについて

RepotoneUをもっと便利に活用しよう!

RepotoneUとは

見積書や請求書発行を毎回kintoneのデータを見ながら、慎重にコピー&ペーストしていないでしょうか?また書類作成でお客様のお名前と住所を変更するだけで他の内容は同じ…といった作業も行っていないでしょうか?kintoneにあるデータを二度打ちせず見積書や請求書発行、書類作成できたらいいのに…!という経験があると思います。

そんなお悩みを解決するのが、RepotoneU(レポトンU)シリーズです!!!
ボタンを押すだけで、kintone内のデータを反映した帳票(ExcelまたはPDF)を出力することができます。
RepotoneUシリーズはPro・Excel・PDFの3種類があります。ExcelとPDFは買い切りタイプ、Proは月額払いタイプで、Excel&PDFの出力に加え、買い切りの2種類より広いサービスを提供しています。有料システムにはなりますが、無料でお試しできますのでご安心くださいませ!

シリーズの紹介や簡単な操作方法に関しては下記の記事、ソウルウェア様のHPをご覧くださいませ!

RepotoneUの導入・購入を検討しているが、設定方法や何ができるかを知りたい!という方に向けて、ご紹介いたします!!!

RepotoneU全シリーズ共通設定方法

RepotoneUでは、プラグインの設定画面から設定を行うことが可能です。出力したいファイルを読み込み、kintoneのフィールドを指定することができます。

①帳票のフォーマット準備

RepotoneUに登録したい帳票を準備します。データが何も入っていない空のフォーマットを準備する必要があるため、データが入っている場合は削除しましょう!
Excel内の関数や書式はRepotoneUで出力時にも反映されます。ただし、テーブルや関連レコードのフィールドを設定する場合、全行同じフォーマットでないと設定できないため、一部分に結合セルが入っているなどあれば解除しましょう。

②①で作成した帳票をアップロードする

アプリの設定→プラグイン→RepotoneUシリーズの設定より帳票の追加を行いましょう。

今回は「請求書」という既存のテンプレートを読み込んで作成しました。

③kintoneのデータを入れるセルを選択(Excel版)

文字列1行などのフィールドを選択する場合

入れたい箇所のセルをクリックして、入れたいデータのkintoneフィールドを選択します。
添付ファイルフィールドも選択できちゃいます!

テーブルや関連レコードを選択する場合

見積書や請求書をkintone内に入力する場合、複数の商品を選択するためテーブルのフィールドを使用していると思います。

テーブルや関連レコードのフィールドでは設定方法が少し異なります!
セルを選択するのは文字列1行など通常のフィールドと同じ操作ですが、カスタマイズ設定より
テーブルー表示件数を指定する必要があります。
テーブルのデータを入れたいと思っている場合は、インポート元のExcelファイルにて行数を多めに作成することをおすすめしております!

設定したフィールドを削除する場合

フィールド選択したくないセルに、誤ってフィールドを設定してしまったため削除したい!といったことがあると思います。間違えたフィールドを選択した場合は、他のフィールドを選択し直せば解決しますが、削除の方法は削除ボタンがないためわかりづらいですよね…

①削除したいセルを左クリック
②ポップアップが表示されるので、「削除する」をクリック

④ボタン名やファイル名を設定

設定画面を下にスクロールして、PRO版では「基本設定」、Excel・PDF版では「詳細設定」を開きます。

帳票作成ボタン
一覧画面やレコード詳細画面に表示されるボタンの名称を指定できます

作成するファイル名
フィールド名を入れたい場合は{}を使用します
帳票作成日など青色の背景で表示されているボタンをクリックすると自動でファイル名に追加されます
例:請求先名(フィールド名:請求先宛名)と帳票作成日をファイル名にする
  {請求書宛名}様請求書_{*帳票作成日*}


帳票を作成後ダウンロードしますか?
請求書作成のボタンをクリックした時にダウンロードするか、しないかのボタンになります
基本的には「ダウンロードする」を選択します

作成した帳票をkintoneに添付するフィールドを指定
レコード詳細画面にてRepotoneUを使用して、作成した帳票データを添付するかどうかを選択できます
kintone内に帳票データを残しておくと、お客様から再発行の依頼があった時にパソコン内からデータを探す手間なく、kintoneの該当するレコードを見に行くだけでダウンロードできるので便利です!

ファイルの添付方法
「新しいファイルで上書き」か「古いファイルを残して追加」のどちらか選択できます
最新の出力したファイルのみ残したい場合は、「新しいファイルで上書き」、出力したファイル全て残したい場合は「古いファイルを残して追加」を選択いただければと思います

「保存する」のボタンをクリックすると設定完了です!お疲れ様でした!!

RepotoneU PRO限定の設定

RepotoneU Excel・PDFの機能で十分なところはありますが、PROにはExcel・PDF版にはない機能が備わっております…!

このようなお客様におすすめです!
・見積書や請求書の発行を1回で30件以上に行うため、一括で出力したい
・セミナー参加者リストやお客様情報を一覧にまとめて、書面化する必要があり一覧出力をしたい
・郵送物や会員証などkintoneの顧客データをもとにラベル印刷を行いたい

・外出先でモバイルからRepotoneを使用して帳票出力したい

RepotoneU PROの出力形式

RepotoneU PROでは、Excel・PDFどちらも出力することができます。
一覧表、ラベル印刷がExcel・PDF版にない出力機能となっております!

Excelの出力形式

PDFの出力形式

事前設定

一覧画面からの一括出力・一覧表・ラベル印刷を行う場合は、「添付先アプリ」の設定が必要です。

①RepotoneUのプラグイン設定画面を開く
②添付先アプリを新しく作成するをクリック
③「今いるスペース内にアプリを作成する」、または「スペースの外にアプリを作成する」どちらか選択して作成するをクリック(基本的には「今いるスペース内にアプリを作成する」をクリック)
④作成完了のポップアップが表示されるので、OKをクリック
⑤「添付先アプリの設定」画面が表示されるので、画面を下にスクロールして「登録」をクリック

一覧表の設定

お客様のデータを一覧表にまとめて協力会社に共有する必要がある、セミナー開催時に出欠確認のため一度書面にデータを落としたいなど思った場面はありますでしょうか?
一覧表の設定をすることで、kintoneに表示している一覧のデータを一覧表として指定したフォーマットに出力することができます!

設定方法(プラグイン~ファイルアップロードまで)
プラグインの設定→RepotoneU PRO「帳票を追加する」→ファイルの種類「Excel」・出力形式「一覧表」→登録

設定方法(ファイルアップロード~登録)
①繰返し範囲の設定→データを出力したい先頭行を選択→保存
②指定したいセルをクリックして、フィールドを選択→保存

ラベル印刷の設定

kintoneの顧客データを見ながら、お客様に郵送物を送るときWordで宛名ラベルを作成している、会員証をラベルにて作成しているといった経験はございますでしょうか?
名前の漢字間違いなど絶対にしてはいけないことなので、かなり気をつけながら行っているのではないでしょうか?RepotoneU PROにはラベル機能があるため、二度打ちを防ぐことができます!

設定画面(プラグイン~ファイルアップロードまで)
プラグインの設定→RepotoneU PRO「帳票を追加する」→ファイルの種類「PDF」・出力形式「ラベル印刷」→登録

設定画面(ファイルアップロード~登録まで)
項目を設置したい箇所を選択して、保存します

PDFの場合はフォントサイズや文字寄せ、テキストの折り返しなどを選択できます

RepotoneU PROの設定画面

共通設定でお伝えしたExcel・PDF版の「詳細設定」の内容が、PRO版では「基本設定」になります。
詳細設定については、PROだけの機能となっているため、共通設定にはない機能を紹介いたします!

RepotoneU PROの基本設定、詳細設定画面

帳票作成時にレコードを更新したい場合は更新するフィールドを指定して下さい
・ラジオボタンなど選択式フィールドを選択した場合
指定した選択肢に、帳票出力時に自動的にチェックが入ります
使用例:「未出力、出力済」のフィールドを用意して、帳票を出力した時に自動で「出力済」にチェックを入れる
・ユーザー選択を選択した場合
「ユーザー選択」のフィールドを選択した場合は帳票作成者が自動的にセットされます
・日付、日時、時刻フィールドを選択した場合
「日時」「日付」「時刻」のフィールドを選択した場合は帳票作成日時が自動的にセットされます

それぞれ一覧を作成する時に設定すると便利な機能となっております
例:未出力一覧、○○さん作成一覧、今月帳票を作成した一覧

帳票作成ボタンを表示する画面
Excel・PDF版では「レコード詳細画面」のみ帳票作成ボタンが表示されますが、PROでは「レコード一覧」にもボタンの表示ができます
一覧画面のデータを一括で出力したい場合は「レコード一覧画面」にボタンを設置するようにしましょう!

Excelは緑、PDFは赤で表示されます

帳票作成ボタンを表示する条件
・ユーザー、組織、グループの制限
・一覧画面の指定
・プロセス管理、フィールドの値の指定

設定が完了したら保存ボタンをクリックして終了です!
帳票を印刷したいときは、レコード一覧画面または詳細画面からボタンをクリックして、帳票ファイルをPCやタブレットに保存します。保存した帳票ファイルをPCまたはタブレットから開き、印刷ができます。

ファストシステムユーザーのみなさまへ

いかがでしたか?文字だけ見ると、RepotoneUシリーズの設定は難しそう…と思うかもしれませんが、ワンクリックで設定できるのでとても便利なシステムとなっております!
見積書請求書を1枚1枚ヒトの手で作成せず、RepotoneUを使用して業務効率化を測ってみてください!

30日間のお試しもできますので、興味がある方はぜひともプラグインをダウンロードして使ってみてくださいね。自社ではどれを選んだらいいのかわからない…!という方は、ぜひともグループチャットやWEBミーティングにてご相談くださいませ!

毎月開催しているファストシステムDaysではRepotoneUシリーズの勉強会を行っております!
RepotoneUの設定を実際に体験していただけるため、導入検討中の方にも、導入後に設定を学びたい方にもおすすめです!
こちらもご興味ありましたら、ぜひとも申し込みお待ちしております。